- Quản lý chung cư là gì?
Quản lý chung cư là vấn đề quan trọng mà hầu hết các chủ đầu tư quan tâm. Với chung cư, muốn quản lý hiệu quả cần phải có kế hoạch, quy trình. Vậy quản lý chung cư là gì? Bạn hiểu như thế nào?
Hiểu về quản lý chung cư
Chung cư là nơi sinh sống của hàng trăm hộ dân. Vì thế quản lý chung cư là việc quản lý mọi hoạt động liên quan tới tòa nhà chung cư từ các công trình xây dựng cho tới các hệ thống kỹ thuật ảnh hưởng tới sinh hoạt đời sống của cư dân tại đó. Việc quản lý nhằm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra thuận lợi, chẳng hạn điện nước, mạng internet, hệ thống thang máy, camera giám sát hay dịch vụ vệ sinh… phải được cung cấp đầy đủ.
Số lượng người tại chung cư rất lớn nên việc quản lý và vận hành cần phải có một đội ngũ có đầy đủ chứng chỉ theo quy định của Pháp Luật và kinh nghiệm mới đảm bảo hiệu quả.
Quy trình quản lý vận hành chung cư như thế nào?
Hiện tại quy trình quản lý vận hành tòa nhà tại Housecare Việt Nam hoặc nhiều đơn vị khác đang diễn ra theo 1 quy trình cơ bản. Trong quá trình áp dụng, tùy theo từng đặc trưng khác nhau và yêu cầu từ phía khách hàng, quy trình có thể thay đổi để áp dụng phù hợp hơn. Về cơ bản quy trình được áp dụng như sau:
Quy trình quản lý dịch vụ
Trong tổng thể quy trình quản lý vận hành tòa nhà chung cư, Housecare Việt Nam phân thành 2 quy trình cho 2 lĩnh vực chính gồm dịch vụ và tài chính. Trong đó quy trình quản lý dịch vụ sẽ gồm:
Quy trình dịch vụ vận hành hệ thống kỹ thuật
- Bước 1: Đội ngũ của Housecare Việt Nam thực hiện kiểm tra, khảo sát toàn bộ các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà một lượt.
- Bước 2: Tiến hành đánh giá thực trạng vận hành của hệ thống sau khảo sát.
- Bước 3: Đưa ra tiêu chí an toàn để vận hành hệ thống kỹ thuật.
- Bước 4: Đề xuất phương án giải quyết khi hệ thống kỹ thuật có sự cố phát sinh
Quy trình dịch vụ an ninh, dịch vụ bảo vệ tòa nhà
- Bước 1: Khảo sát thực địa tòa nhà để đánh giá mức độ an ninh.
- Bước 2: Tiến hành khảo sát tình hình an ninh trong khu vực tòa nhà tọa lạc.
- Bước 3: Đề xuất phương án phân bổ đội ngũ nhân viên bảo vệ ở vị trí quan trọng.
Bước 4: Xây dựng và lập ra quy trình làm việc cho các chốt bảo vệ riêng ở những vị trí khác nhau trong tòa nhà.
- Bước 5: Lên phương án phối kết hợp các bộ phận hỗ trợ lúc khẩn cấp
Quy trình dịch vụ vệ sinh tòa nhà
-
-
- Bước 1: Thực hiện khảo sát thực tế vấn đề vệ sinh hiện tại trong tòa nhà.
- Bước 2: Đánh giá tình trạng hiện tại sau khảo sát thực tế vấn đề vệ sinh.
-
Bước 3: Lên kế hoạch và quy trình triển khai công việc tại từng vị trí, khu vực cụ thể.
Quản lý tài chính tại tòa nhà
Vấn đề tiếp theo tại tòa nhà cần phải được làm rõ chính là tài chính. Sau khi tiến hành khảo sát thực trạng của tòa nhà về tình trạng hạ tầng và xem xét tình hình tài chính, Housecare Việt Nam sẽ đưa ra quy trình quản lý vận hành như sau:
-
-
-
- Tiến hành xây dựng thu chi tài chính của tòa nhà hợp lý nhất.
- Xây dựng quy trình về việc chi tiêu quỹ tiền mặt hiện tại của ban quản lý.
- Tiến hành lên kế hoạch và xây dựng quy trình báo cáo thu chi thường kỳ và định kỳ một cách minh bạch, rõ ràng và khoa học.
-
-
Xây dựng phương án kết hợp với các bộ phận khác của tòa nhà để thực hiện những công việc trê
Quy trình quản lý nhân sự
- Bước 1: Thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho ban quản lý
- Bước 2: Tiến hành đào tạo nhân sự trong tòa nhà với các chuyên môn và nghiệp vụ cần thiết.
- Bước 3: Tiến hành xây dựng chế độ quản lý và phân bổ đội ngũ nhân sự phù hợp cho các công việc của tòa nhà.
Quy trình quản lý khách hàng
- Bước 1: Thực hiện tiếp nhận và giải đáp thắc mắc hoặc khiếu nại từ phía khách hàng.
- Bước 2: Khách hàng đến làm việc tại tòa nhà sẽ có quy trình đón tiếp và hướng dẫn cụ thể khi có nhu cầu.
- Bước 3: Thực hiện kết hợp với bộ phận an ninh trong tòa nhà nhằm bảo đảm tuyệt đối sự an toàn cho tòa nhà.
- nh trong tòa nhà nhằm bảo đảm tuyệt đối sự an toàn cho tòa nhà.