Quản lý tòa nhà là gì?
Quản lý tòa nhà là một lĩnh vực kinh doanh, cung cấp các dịch vụ nhằm đảm bảo tất cả mọi hoạt động của một tòa nhà được diễn ra suôn sẻ, an toàn và đảm bảo chất lượng tốt nhất. Các hoạt động của quy trình quản lý vận hành tòa nhà bao gồm: đảm bảo an ninh, vệ sinh, vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà, quản lý tài chính, quản lý khách hàng,…
Việc thuê dịch vụ quản lý tòa nhà giúp chủ đầu tư có thể tiết kiệm được nhiều chi phí trong việc vận hành và kinh doanh toà nhà của mình nhưng vẫn đảm bảo các dịch vụ được cung cấp một cách chuyên nghiệp.
Quản lý tòa nhà bao gồm 3 loại chính: Quản lý tòa nhà văn phòng, quản lý tòa nhà chung cư, quản lý khách sạn hoặc căn hộ cho thuê cao cấp. Ở mỗi lĩnh vực sẽ có cơ chế hoạt động và quản lý khác nhau. Sau đây là quy trình quản lý vận hành tòa nhà bao gồm các hoạt động sau:
Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính
Quản lý tài chính cũng là một trong các công tác vô cùng quan trọng, nó giúp cho các hoạt động tài chính trong tòa nhà sẽ được diễn ra một cách công khai, minh bạch và hợp lý nhất. Quy trình cụ thể như sau:
– Xây dựng và triển khai quy trình thu – chi tài chính.
– Xây dựng kế hoạch báo cáo thu chi hàng tháng và theo định kỳ.
– Có kế hoạch cụ thể, rõ ràng để phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận nhằm đảm bảo công tác quản lý tài chính của tòa nhà.
Quy trình triển khai công tác quản lý hành chính
Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính được triển khai chi tiết như sau:
– Xây dựng quy trình chuẩn trong việc tiếp nhận, chuyển nhận thư tín, chứng từ, văn bản.
– Xây dựng quy trình tiếp nhận ý kiến từ phía khách hàng và phản hồi lại tất cả các ý kiến thắc mắc của khách hàng.
– Xây dựng quy trình triển khai báo cáo hàng tháng, báo cáo hàng quý và báo cáo tổng kết theo định kỳ.
– Có kế hoạch phối hợp hỗ trợ giữa các bộ phận chi tiết, cụ thể để đảm bảo thực hiện tốt công tác quản lý tài chính.
Quy trình triển khai công tác đảm bảo an ninh
Một trong các công tác quan trọng trọng việc quản lý tòa nhà đó chính là công tác đảm bảo an ninh. Có rất nhiều các hạng mục cần được bảo vệ và giám sát khi triển khai công tác an ninh như: giám sát bên trong và ngoài tòa nhà, trông giữ phương tiện, kiểm soát tài sản – hàng hóa, hệ thống camera an ninh,…Quy trình triển khai được tiến hành như sau:
– Khảo sát an ninh khu vực đồng thời khảo sát chi tiết tổng thể tòa nhà. Sau đó nghiên cứu và lên kế hoạch triển khai cụ thể cho hoạt động bảo vệ tòa nhà, kế hoạch giám sát toàn bộ lối ra vào tòa nhà.
– Đánh giá tình hình thực trạng an ninh.
– Đưa ra các phương án bảo vệ và bố trí nhân viên.
– Lên hoạch triển khai công việc cụ thể ở từng chốt bảo vệ.
– Xây dựng phương án dự phòng khi có sự cố xảy ra.
Quy trình giám sát, quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà
Vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà liên quan tới việc quản lý, sửa chữa, bảo trì hệ thống các trang thiết bị trong tòa nhà như hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống thông tin liên lạc, PCCC…Kế hoạch triển khai cụ thể như sau:
– Khảo sát toàn bộ hệ thống trang thiết bị tòa nhà nhằm phục vụ cho công tác vận hành tòa nhà.
– Đánh giá thực trạng của từng thiết bị và cả hệ thống, tìm cách khắc phục những sự cố đã có từ trước.
– Đưa ra kế hoạch vận hành cụ thể cho toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà đồng thời đảm bảo tối đa sự an toàn.
– Lên các phương án giải quyết khi có sự cố xảy ra trong hệ thống thiết bị kỹ thuật.
Trên đây là những quy trình cơ bản vận hành tòa nhà.